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从纸张的消耗来看无纸化办公

2018-03-27

  随着当前科技的发展,纸张的消耗数量每年都逐步减少,无纸化办公的发展也是逐步的壮大。今天我们就从纸张的消耗来谈谈无纸化办公。

  美国办公室职员每年打印或复印的资料约为1万亿张,如果将其他纸质商业用品、水电账单和发票以及银行回执单等汇总到一起,总数大约会达到1.6万亿张。如果把这些纸摞起来,大约有1.8万个珠穆朗玛峰那么高,几乎是地球到月球一半的距离。

  正因如此,惠普公司收购三星电子打印和复印业务才显得颇有意义。该公司发言人表示,惠普在大型办公室复印机市场的占有率不到5%。而此次收购将把三星的技术整合到新设备中,从而为其创造重要的增长机遇。

  但事实上,这项业务根本就不应该存在。至少从40年前开始,我们就设想过无纸化办公。1975年发表在《商业周刊》上的一篇文章就曾经预计,纸张将在1980年逐步退出历史舞台,到1990年几乎消失。

  但实际上,InforTrends分析师约翰·谢恩(John Shane)表示,办公室使用的复印纸总数在2007年达到顶峰,彼时正值金融风暴来袭前夜。InforTrends过去25年一直在追踪打印和文档制作行业,并汇总了上文引用的惊人数据。

  虽然目前仍未进入无纸化办公时代,但并不意味着今后不会。无论何时,认为“这次不一样”都是颇具风险的,但这一次或许真的不一样。目前的办公室用纸数量保持每年1%至2%的稳定下滑趋势,这在历史上尚属首次。再加上最近的金融危机引发的使用量大幅下滑,因此截至2016年,我们办公室的用纸量已经较2007年的高峰期减少了10%。

  这一趋势是许多因素共同作用的结果,包括电子签名公司DocuSign等独角兽的快速发展,以及平板电脑和移动设备的高速崛起。更重要的是,这一变化所花费的时间超出所有人的预期。这一趋势之所以延迟,是因为企业开展业务时采用的各种模式的复杂程度远超所有人的想象。

  谢恩表示,纸质文件在职场持续占据主导——其中60%都是必须打印的文档——表明商业流程的变化十分缓慢。中小企业在摆脱纸张的过程中进度最慢——换言之,他们向办公流程数字化方向发展的速度也最慢。

  另外,纸张的确也有很多优点。这可能是唯一一种几乎没有重量、成本极低,而且在任何光照情况下都可以阅读的输入和显示技术,甚至完全无需联网。纸张成为了轻便和耐用的缩影。

  施乐流程自动化主管安迪·琼斯(Andy Jones)表示,该公司曾经聘请了一个人种学者团队研究人们为什么要打印资料。结果显示:“当时有很多工作方式和工作态度都已经根深蒂固地融入企业的流程。”因此成立时间较长、规模较大的企业很难做出改变。当谢恩向调查对象询问他们为什么还会将40%必要性不强的内容打印出来时,最常见的答案是:他们“喜欢纸”。

  不过,很多企业已经取得可喜的进展,伊利诺伊州的Barhrns Equipment便是其中之一。在这家叉车和园艺设备销售公司工作了27年的塔拉·法尼曼(Tara Funneman)表示,当他1987年加盟时,他们只有一台“很大的”电脑,每个月只使用5到10分钟。“我们用Lotus 1-2-3打印一份报告,然后关掉,其他所有事情都要手工完成。”她说。

  但如今,Bahrns的所有技术人员都携带着一台iPad或手机,可以使用Canvas Solutions开发的软件。这些设备和软件配合起来取代了原先一式三联的表格——这种模式往往不完善、不准确,甚至不合法。将这些内容输入到后台系统的过程更是一场噩梦。法尼曼表示,3年前切换成Canvas系统后,该公司已经取消了一个文员岗位。

  文职员工仍会打印文档,然后在上面标记、编辑,并阅读内容,甚至以此为载体展开协作。但至少从一定程度上看,这种模式已经过时。我们之所以距离无纸化办公越来越近,是因为新的数字化组织往往不会使用这一载体。

  而随着微软Office 365和谷歌Docs等云计算协作工具的普及,我们或许也会从中发现很多好处。

  历史证明,纸质媒介的消亡是逐步推进的。办公用纸或许保持了每年1%至2%的下滑速度,但这仍然是一个极其庞大的市场。


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