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视频会议系统建设你要知道的几点建议

2017-06-10

  随着视频会议的普及,在视频会议中的问题也就逐渐出现了,这些问题会影响使用者的体验。那么一个好的视频会议系统应该注意哪些呢?

  首先,视频会议系统容易出什么问题?根源是什么?如何解决

  视频会议系统,与OA、网站、邮箱等系统相比,实时性要求非常高,系统允许的中断时间是非常短的,短到中断几秒种就能明显感觉到,而不象一般系统停半天也没有大的问题(实时性强的生产系统除外)。一旦系统中断,上半句还正常沟通,下半句就中断了,体验感将会非常差。总结起来,视频会议系统最要命的问题有:

  1、网络问题引起的中断、卡顿。网络问题是视频会议最易出问题的地方,以致于系统中断时使用者可能毫不犹豫说网断了。实际上除非专门建设高品质的网络环境,否则一般情况下网络都是断断续续、时好时坏的,只不过对网络实时性和品质要求不高的场合下不易觉察而已。信息系统中网络,类似于交通中的道路,造成道路不畅的原因很多,比如道路过窄、道路不平、车辆过多、出现车祸、交通指令不合理、行人横穿马路等,网络也有类似的问题,网络带宽不足(100M带宽有的单位支撑2000人用,有的单位却只支撑几十人用,人均带宽完全不是一个量级,有些还开了非常多的无线网点WIFI)、突然大带宽占用(比如下载大文件、看电影等)、网络中有病毒(大量发包、攻击网点、堵塞网络)等问题。要想解决上述问题,网络的品质管理非常重要,带宽扩容、防病毒木马、控制大流量应用等是必须的,不能象修好马路不管控随意开车那样管理网络。

  2、工作人员操作不当引起的简单失误。视频会议的操作者多是会议服务员,与传统的端菜倒水服务员相比,使用视频会议系统的服务员个人能力要求增加。服务员又是经常性更换的岗位,新人未经培训考试上岗,也带来了很大的隐患,甚至犯一些低级错误,比如设备电源未开启、调音设备调错、未会前试音、知识前后任转移遗漏。解决此类问题的关键,是会议服务员选聘、培训、考评环节不可以按端茶倒水服务员的标准进行,会骑自行车的人开不了汽车。

  3、系统的外部设备故障引起问题。相比而言,只用电脑或手机终端即可满足开会需要、不需要接入会议音响系统的视频会议,一般都质量较好,但多地会议室功放音响系统一旦接入,系统的复杂程度将大幅增加,需要当地的有线与无线配合,需要当地与远程配合,需要多方远程配合,易于出现各种莫名其妙的奇怪问题。如果会议室设备利旧,过于满足一个会议室当地会议的应用场景,在满足多个会议室多方配合之中等于提高了标准门槛,达不到使用标准、易出问题就太正常了。投影仪点不亮导致视频会议开成音频会议,投影仪效果差导致画面色彩、清晰程度可能均出问题,都会让人归结为视频会议出了问题,而投影仪有可能不是视频会议的管理方负责的。视频会议专用电脑严重陈旧、故障频发而无人更新。要解决这类问题,就应该把视频会议软件、硬件、服务打包,交给尽可能少的供方,要求使用效果即可。

  4、使用场景未提前沟通引起会前混乱。培训时,老师可能出于保密要求而不能提供PPT,这会导致原先计划的上传PPT到系统的计划打乱,用摄像头拍摄投影画面的应急方案准备的投用则需要找设备和调试时间。用桌面级会议来支撑大会,尤其是支撑晚会之类的转播对清晰度和连贯性要求都高的情况下,会导致转播出去的视频和音响效果一般。临时要求开视频会议,加上特殊要求,也会导致混乱。临期要求播放视频文件,对于不支持远程同步视频播放的系统而言,也是灾难性的。为解决上述问题,必须会前对应用的场景进行仔细沟通确认和充分准备,以免理解上的偏差引起准备上的不足,引发更长时间的时间耽误。

  其次,采购视频会议系统应该提什么要求?

  既然视频会议系统如此重要,那么在选择时就十分重要。无论供方的销售人员介绍得多好,关键的一条是业绩案例,包括有多少类似场景的案例以及用户评价,毕竟大量的真实场景考验、众多的失败案例改进,是系统好用的基本条件,谁都不愿意当小白鼠。除业绩之外,还应该提出什么技术要求呢?

  (1)网络要求:在网络带宽达到2M的情况下,视频会议系统平台能够达到高清视频效果720p。在网络状态抖动的情况下,视频会议平台能够自适应调整视频清晰效果,声音必须连续稳定,保证会议的连续,即网络带宽的自适应能力强。能够满足移动电话、固定电话拨入或接听参加会议。如果未清晰的提出,可能采购的视频会议系统要求带宽很大而现有网络无法支撑,图像卡顿或降低清晰程度开会就难免了。

  (2)兼容能力:与现有音视频设备兼容能力。能够方便的在现有视频会议室进行安装,不需要另行升级或更新现有的视频会议室的电脑、操作系统、音视频设备等,保证现有的视频系统能够正常使用。能与常见的硬件视频会议设备(如宝利通、思科、华为等)音视频互联互通。能支持多平台及设备,包括Windows、Mac OS平台以及IOS(iPad/iPhone)、安卓移动设备,其中Windows系统能够支持Windows XP、Win7、Win10系统,支持IE、Chrome等主流浏览器,且主流浏览器IE兼容包括6.0及以上版本。 如果未明确提出,有可能在某个场景下无法使用本系统。

  (3)国际会议:能够满足国际化会议召开需要,包括系统功能和网络传送能力。国际间链路的保障由视频会议系统云平台提供,客户不提供国际链路或国际链路费用。客户端支持多语言版本,中英文支持为必备功能。如果未提出,国际间很差的网络质量,无法支撑正常的视频会议,而拉专线则周期漫长、有高昂的费用,甚至比视频会议系统还贵。

  (4)会议资料:能够在系统内共享文档、音视频短片等。视频会议系统除支持视频、音频互通之外,也能够支持远程 PPT、媒体文件、PDF、Word、Excel等播放。 如果未提出,一般放PPT、Office文档问题不大,但能不能放音视频则不一定。

  (5)系统性能:视频会议效果的持续稳定清晰。各会场能够清晰地听到各会场声音、看到各会场图像(包括摄像头取的会场实景、共享的文档与音视频资料),没有声音图像断断续续、卡、掉线等现象。此为应用效果的基本要求。

  (6)会议录制:能够支持会议过程中本地化录制、播放。若无此功能,则培训后无法再看培训,除非事先有摄像机拍摄。

  (7)会议邀请:能够支持多种方式的会议邀请(邮件、手机短信方式为必备);邮件会议邀请正文必须包括中/英文两种语言。有涉外的机构与单位使用系统,英文版很重要。

  (8)会议模式:能够支持即时性会议、预约性会议、周期性预约会议的设定操作,便于会议管理根据需要安排会议。

  (9)会议容量:系统能够同时满足多个会议、每个会议不同方同时召开。

  (10)简单易学:能够满足会议服务员熟悉掌握使用,尽可以减少操作的复杂性,尽量少的调节功能;会议管理人员能够通过PC/移动客户端上进行会议操作控制,如:权限移交、全体静音/接触静音、会议锁门、移除与会者等操作;

  (11)易于扩容:能够方便的增加会议客户端和并发用户点数,进行平滑扩容,而不需要进行视频会议系统整体扩容。

  (12)安全要求:视频会议平台必须具备安全保密机制,确保会议的召开不受非法监听、录制而造成泄密,具备规范的、安全可靠的通讯加密机制。能够提供支持会议自定义密码设置,仅掌握密码的人员才可以加入,支持终端入会密码设置。视频会议平台不能对召开的所有会议,在其视频会议平台端保留任何数据,即不能保留会议痕迹。

  (13)服务要求:视频会议平台的日常服务,需要本地有常驻技术工程师,保证重要会议及会议故障时能够现场支持,每年不能少于10次;视频会议平台能够提供7x24小时的电话服务支持,且指定至少两名技术工程师提供服务,技术支持工程师变更时必须提前两周时间通知变更。视频会议平台的服务端升级、改造由平台提供商方负责,除租赁费外无其他费用,且不能由于服务端升级,导致已使用的终端设备或者软件客户端无法兼容使用。视频会议服务端的升级或者检修维修,必须提前通知,并且升级过程不能影响会议的召开。


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